Abbiamo già detto che la PEC funziona esattamente come una casella di posta elettronica:

• viene inserito il destinatario;
• viene composto il messaggio dell’email;
• viene inviato il messaggio.

È proprio dopo l’invio che inizia quel particolare processo che fa sì che il mittente della comunicazione riceva una serie di notifiche che, al pari della ricevuta di ritorno della raccomandata, lo informano sull’esito dell’invio.
Una volta scritto e inviato il messaggio, questo viene automaticamente racchiuso in una busta virtuale, che in gergo tecnico si chiama “busta di trasporto” sulla quale il gestore di posta del mittente appone una firma elettronica. Allo stesso tempo, il mittente riceverà la prima notifica del processo: la “ricevuta di accettazione”.

In questo modo viene garantita la provenienza del messaggio e la sua inalterabilità: da questo momento il messaggio non potrà essere né aperto né modificato o alterato fino a che non verrà consegnato al destinatario.
Il messaggio arriverà quindi sui server del Gestore di posta del destinatario, che effettuerà un controllo su firma e provenienza del messaggio, per verificare che il mittente sia sicuro e il messaggio possa essere consegnato.
Se i controlli hanno esito positivo, il messaggio viene consegnato nella casella del destinatario, inviando contemporaneamente al mittente la notifica email di “ricevuta di avvenuta consegna”.
Questa è una delle notifiche più importanti in quanto attesta, non solo il recapito del messaggio, ma anche l’oggetto della consegna e data e ora certa in cui questa è stata eseguita, proprio come la ricevuta di ritorno delle tradizionali raccomandate.

Naturalmente tutte queste operazioni vengono eseguite in una successione rapidissima: nel tempo dell’invio di un messaggio di posta, come spiegato all’interno della videopillola.

È chiaro quindi come la PEC sia uno strumento utilissimo non solo per le aziende ma anche per i privati cittadini, che avranno così uno strumento facile da usare ed estremamente economico, in grado di ottimizzare e velocizzare noiose procedure burocratiche.
Le Pubbliche Amministrazioni, le aziende, i professionisti hanno già iniziato a sfruttare i vantaggi della PEC per le loro attività, diventando esempi virtuosi di quanto sia facile innovare, modernizzare e digitalizzare processi manuali ormai obsoleti.